Digitale Belege in Form von Bild-, PDF- oder anderen Dokumente können auf verschiedenen Wegen in die Belegeverwaltung der 
-FIBU eingepflegt werden:
- Durch manuelles Einlesen über den Datei-Explorer,
- Durch automatisches Einlesen eines festgelegten Importverzeichnisses (im lokalen Netzwerk).
- Durch Ihren Mandanten mittels einfacher, verschlüsselter Übertragung über das FIBU-Portal.
Für jeden Mandanten werden Konvolute von Rechnungen, Gutschriften und andere buchungsrelevante Belege eingelesen und in Mappen organisiert. Mit dem Zusatzmodul OCR-Dokumentenleser können diese Belege und die dazu getätigten Buchungsvorgänge inhaltlich analysiert und dadurch neue, wiederkehrende Buchungen bestmöglich automatisch vervollständigt werden.
Beim Buchen eines digitalen Belegs wird in der Buchungsmaske ein qualitativer Buchungsvorschlag abgegeben und parallel dazu der automatisch zugeschnittene und gedrehte Beleg in einem separaten Fenster angezeigt.
Bei den Buchungsvorschlägen handelt es sich insbesondere um die Feldeingaben der Buchungmaske, also Umsatz, Gegenkonto, Belegfeld1, Datum, Konto und Buchungstext. Konkret werden die entsprechenden Werte dieser Feldern aus dem zugrundeliegenden Dokument extrahiert und in der Buchungsmaske vorgeschlagen, sodass im Optimalfall die Eingaben nur noch mit Enter bestätigt werden müssen. Der digitale Beleg wird automatisch als Beleg an die Buchungszeile angehängt und ist somit fertig archiviert und kann jederzeit wieder aufgerufen werden.
Dynamische Textvorschläge im Buchungstext
Bei dem Feld Buchungstext handelt es sich neben den anderen oben erwähnten Feldern in diesem Kontext um einen Spezialfall, da der Inhalt dieses Feldes nur bedingt aus dem Inhalt des Belegs abgeleitet werden kann und schließlich frei wählbar ist. Standardmäßig schlägt der OCR-Dokumentenleser den zu diesem Sachverhalt zuletzt eingegebenen Buchungstext vor. Ohne weitere Angabe wird diese Eingabe als statisch bzw. inhaltsunabhängig interpretiert.
Ein dynamischer, also ein vom Inhalt des Belegs abhängiger Buchungstext kann beim Buchen für den OCR-Dokumentenleser derart markiert werden. Dadurch kann der Text oder Teile des Textes durch effektive Inhalte der zugrundeliegenden Belege dynamisch ausgetauscht werden.
Beispiel:
Der monatlich wiederkehrende Sachverhalt einer Stromrechnung liegt vor. In der Rechnung wird ein Zählerstand von „12345 kWh“ ausgewiesen und es sei gewünscht, den monatlichen Zählerstand im Buchungstext zu erfassen.
1. Möglichkeit: (Statische Erfassung)
Eingabe Buchungstext:Strom 12345 kWh
Durch diese Buchungstexteingabe wird beim nächsten Beleg zu diesem Sachverhalt (Stromrechnung) der gleiche/alte Buchungstext, alsoStrom 12345 kWhvorgeschlagen. Der Buchungstext muss also manuell an den neuen Zählerstand angepasst werden.
2. Möglichkeit: (Dynamische Erfassung)
Eingabe Buchungstext1:Strom &{12345 kWh}
Durch diese Buchungstexteingabe wird dem OCR-Dokumentenleser mitgeteilt, die Textstelle, an welcher sich der im Klammerausdruck markierte Text „12345 kWh“ befindet, im aktuellen Beleg zu suchen, und den Inhalt des Klammerausdrucks im Buchungstext der nächsten Buchungen zu diesem Sachverhalt mit dem Text an der im neuen Beleg korrespondierenden Textstelle zu füllen.
Angenommen die nächste Stromrechnung zum selben Sachverhalt weist einen neuen Stromzählerstand von „15000 kWh“ aus, so wird automatisch der BuchungstextStrom &{15000 kWh}vorgeschlagen.
Als Buchungstext wird effektiv nur der Inhalt des Klammerausdrucks gespeichert, nicht die Klammerung selbst. Im Gegensatz zu allen anderen erwähnten Feldern der Buchungsmaske findet das „Lernen“ des Buchungstextes nur bei der Neuerfassung einer Buchung statt. Nachträgliche Änderungen am Buchtungstext haben keine Auswirkung auf das Verhalten des OCR-Dokumentenlesers.
Neuerungen
Bisher konnten gleichzeitig für den dynamischen Buchungstext nur zwei solcher&{…}„Platzhalter“ eingebunden werden. Mit der aktuellen Version wurde diese Limitierung aufgehoben. Es können nun beliebig viele Platzhalter in den Buchungstext aufgenommen werden und somit beliebig viele inhaltsabhängige Buchungstexte dem OCR-Dokumentenleser angelernt werden.
Weitere Neuerungen älterer Updates:
Das Bearbeiten-Menü in der Buchungsmaske wird während des Buchens einer digitaler Belege-Mappe um die folgenden Funktionen erweitert:
- „Vorschau anzeigen“ – Falls das Vorschaufenster des aktuellen Belegs geschlossen wurde, kann über diese Schaltfläche die Vorschau erneut angezeigt werden, ohne dass die aktuelle Belege-Mappe geschlossen und wieder neu geöffnet werden muss.
- „Beleg überspringen“ – Sollten Belege fälschlicherweise oder sogar doppelt in einer Belege-Mappe vorhanden sein, so war es nicht möglich diese Belege während des Buchungsvorgangs zu überspringen. Diese Schaltfläche überspringt den aktuellen Beleg.
Das Oberflächenprogramm zur Einsicht der Erkennungsmerkmale von digitalen Belegen, welches bisher nur über die Buchungsmaske (via. Belegdateien…–Texterkennung) zu erreichen war.
- Kann jetzt auch über die Belegeverwaltung, über den Reiter Belege, aufgerufen werden.
- Wurde um die Funktion „Beleg verlernen“ erweitert, welche den OCR-Dokumentenleser alle mit einem speziellen Beleg verknüpften Sachverhalte vollständig verlernen lässt.
- Tastatureingaben für geschweifte Klammern: AltGr + 7 ={, AltGr + 0 =} ↩︎
